Informační memorandum

Listina základních práv a svobod ve svém článku 10 odst. 3 uvádí „každý má právo na ochranu před neoprávněným shromažďováním, zveřejňováním nebo jiným zneužíváním údajů o své osobě”.

Na principu ochrany základních práv a lidských svobod je rovněž založeno Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.04.2016, které upravuje postupy a mechanismy sloužící k ochraně fyzických osob (tj. subjektů údajů) v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, v textu dále jako „Nařízení GDPR“.

Město Litvínov si klade za cíl zajistit maximální ochranu Vašich osobních údajů při všech operacích, které souvisí s jejich zpracováním  (např. shromažďování, ukládání, vyhledávání, strukturování, uspořádávání, výmaz apod.).

1. Předmět

Toto Informační memorandum jasným a srozumitelným způsobem vysvětluje základní informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů, současně Vás informuje o právech, která můžete vůči městu Litvínov, jako správci Vašich osobních údajů, uplatnit.

Osobní údaje

jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. osoby, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat prostřednictvím odkazu na identifikátor jako je jméno, identifikační číslo, údaje o umístění, on-line identifikátor, nebo odkazu na jeden či více faktorů specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

Město Litvínov, jako správce Vašich osobních údajů, tyto údaje shromažďuje různými způsoby, a to jak elektronicky, tak i v analogové podobě. Ke shromažďování Vašich osobních údajů dochází při výkonu povinností města v rámci přenesené i samostatné působnosti, nebo při nákupu zboží či služeb, při uzavírání smluv nebo komunikaci s občany a ostatními subjekty, nebo při návštěvách a používání našich webových stránek.

2. Kdo je správcem Vašich osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je město Litvínov, IČ 00266027, sídlo: náměstí Míru 11, 436 01 Litvínov, tel. +420 476 767 600, ID datové schránky: 8tybqzk, elektronická podatelna: podatelna@mulitvinov.cz.

Pověřencem pro ochranu osobních údajů byla jmenována Mgr. Nikola Antlová, e-mail: nikola@antlova-ak.cz, tel. 724 885 120. Pověřenec je kontaktním místem pro dozorový úřad, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

3. Kdy je město Litvínov pouze zpracovatelem osobních údajů

Město Litvínov je zpracovatelem osobních údajů u evidencí jiných správců, nejčastěji ministerstev, v rámci výkonu přenesené působnosti státní správy. Například zadává-li data do registru obyvatel, registru vozidel, registru živnostenského podnikání apod.

Mezi osobní údaje, které můžeme shromažďovat a zpracovávat, patří mimo jiné:

• základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, identifikační číslo apod.);

• kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka apod.);
• informace, jejichž zpracování nám ukládá zákon (např. obsah rozsudku, omezení svéprávnosti, zákaz pobytu, státní občanství apod.);
• informace potřebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku (např. kamerové záznamy apod.).

5. Právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů

Zpracování Vašich osobních údajů město Litvínov, jako správce Vašich osobních údajů, provádí pouze pokud:

• zpracování je nezbytné pro splnění povinnosti, která se na správce vztahuje (např. zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní řízení), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů apod.),
• zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste Vy, coby subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost tohoto subjektu údajů,
• Vy, coby subjekt údajů, jste udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů,
• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů Vás, coby subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
• zpracování je nezbytné pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,
• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce.

6. Účel zpracování Vašich osobních údajů

Za účel zpracování osobních údajů se považuje jednoduše důvod, pro který chceme Vaše osobní údaje zpracovávat nebo kvůli čemu či za jakým cílem chceme Vaše osobní údaje evidovat a dále s nimi pracovat.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů ze strany správce je mj.:

• plnění povinnosti v přenesené a samostatné působnosti správce, včetně poskytování informací,
• správa našich smluvních závazků a probíhajících smluvních vztahů,
• zajišťování bezpečnosti našich webových stránek, sítí, systémů apod.

Město Litvínov, jako správce Vašich osobních údajů, současně zpracovává osobní údaje v souvislosti s plněním povinností v pracovně právních vztazích se svými zaměstnanci.

7. Příjemci Vašich osobních údajů

Příjemcem Vašich osobních údajů může být fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, soud nebo jiný subjekt, kterým jsou Vaše osobní údaje poskytnuty.

Příjemcem Vašich osobních údajů tak může být:

• např. orgán veřejné moci, soud, a to v rozsahu stanoveném zákonem,
• třetí strana, ale pouze pokud je to nutné k prosazování, uplatňování nebo ochraně právních nároků.

8. Uchovávání Vašich osobních údajů

Město Litvínov, jako správce Vašich osobních údajů, bude osobní údaje uchovávat pouze po dobu, která je potřebná pro splnění účelu, za kterým byly tyto údaje shromážděny. Obvykle je tato doba stanovena právními předpisy nebo našimi interními dokumenty (např. Spisovým řádem Městského úřadu Litvínov).

9. Předávání osobních údajů o Vás do třetích zemí

V současné době nepředáváme žádné osobní údaje do třetích zemí.

10. Vaše práva vyplývající z Nařízení GDPR

Podle Nařízení GDPR máte jako subjekt údajů nová práva, která můžete vůči městu Litvínov, jakožto správci Vašich osobních údajů uplatňovat.

Jedná se mj. o právo:

• vědět, jaké všechny osobní údaje o Vás shromažďujeme,
• požadovat opravu osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat přenositelnost osobních údajů,
• vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování osobních údajů,
• být informován o závažném incidentu, který se dotýká Vašich osobních údajů,
• odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělil.

Informace Vám budou poskytovány výhradně na základě prokazatelného ověření totožnosti, Informace jsou poskytovány bezplatně. Lhůta na vyřízení Vaší žádosti je 30 dnů. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.

11. Souhlas se zpracováním osobních údajů a jeho odvolání

Zpracování Vašich osobních údajů město Litvínov, jako správce Vašich osobních údajů, provádí rovněž na základě Vašeho souhlasu. Udělením souhlasu berete na vědomí a souhlasíte se shromažďováním, zpracováním a používáním Vašich osobních údajů.

Souhlas, který nám udělíte, musí být udělen samostatně a musí být odlišitelný od ostatních sdělení. Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů, obdržíte vždy kopii uděleného souhlasu. Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat, aniž byste musel uvádět důvody. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů vycházející z původně uděleného souhlasu.

V případě, že jste udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, budou tyto shromažďovány pouze po dobu stanovenou tímto souhlasem.

12. Automatizované rozhodování

Město Litvínov, jako správce Vašich osobních údajů, neprovádí automatizované rozhodování a profilování.

13. Akce pořádané městem Litvínov

Město Litvínov organizuje řadu společenských, kulturních, sportovních či vzdělávacích akcí, z nichž jsou pořizovány fotografie, zvukové či obrazové záznamy, a to pro účely jejich zveřejnění v městských novinách – Radnice, na webových stránkách města, webových stránkách Městské policie Litvínov a na stránkách Facebook, pro potřeby reportáže z pořádané akce či k uvedení na propagačních materiálech města Litvínova. Ve všech těchto případech musí být fotograf nebo kameraman řádně a viditelně označen.

Účastníci těchto akcí budou vždy informováni o pořizování dokumentace a uvedení účelu tohoto pořízení (upozornění moderátora, informační tabule, informace na pozvánce, viditelně označený fotograf, kameraman).

Svoji účastí na akcích města, za splnění podmínek dle předchozího odstavce, udělujete konkludentní souhlas (projev vůle učiněný jiný způsobem než slovně nebo písemně) s tím, že můžeme pořizovat Vaše fotografie apod.

I v případě udělení konkludentního souhlasu s fotografováním či natáčením máte právo tento svůj souhlas následně odvolat. Odvolání souhlasu můžete učinit písemně, doručením svého podání na podatelnu města Litvínov nebo osobně prostřednictvím koordinátora.

14. Dotazy, připomínky, vysvětlení

Veškeré případné nejasnosti nebo dotazy k výše uvedenému textu Informačního memoranda k ochraně osobních údajů je možné vznášet na pověřence pro ochranu osobních údajů Mgr. Nikolu Antlovou, e-mail: nikola@antlova-ak.cz, tel. 724 885 120.